CRM & ERP
Billit en Yuki: boekhoudkoppeling zonder facturen overtypen
Hoe u Billit of Yuki koppelt aan uw webshop of verkoopstroom, met aandacht voor klantmatch, btw en Peppol.
16 juni 2026
Twee tools, twee rollen, één administratie
Billit wordt in België vaak gebruikt om e-facturen te versturen en te ontvangen, inclusief Peppol. Yuki richt zich op boekhouding in de cloud, met aanlevering naar de accountant en herkenning van documenten. Sommige KMO's gebruiken beide: de shop of het ERP maakt een verkoopdocument, Billit bezorgt het via het juiste kanaal, Yuki bewaart de boeking. Andere organisaties kiezen één van de twee. De koppeling moet die keuze volgen, niet een artikel dat doet alsof ieder pakket hetzelfde is. Rolverwarring tussen verzenden en boeken is een veelvoorkomende bron van dubbele documenten.
Het doel is helder: een betaalde of goedgekeurde order wordt een kloppende verkoopfactuur, zonder dat iemand bedragen overtypt. TurboTurtle koppelt de bron van de order, meestal webshop, configurator of maatwerkportaal, aan het pakket dat uw accountant al kent. Wij beginnen bij het documenttype. Een voorschot, een credit en een eindfactuur gedragen zich anders. Als u die drie door één trechter duwt, ontstaan er bij de btw-aangifte vragen die niemand meer kan beantwoorden. Documenttypes horen in de mapping, niet in een toelichting die alleen de bouwer nog kent.
Klantmatch en btw: waar het meestal misgaat
Boekhoudsoftware wil een unieke partij. Shops willen een vlotte checkout. Daartussen zitten dubbele namen, ontbrekende btw-nummers en adressen zonder huisnummer. Spreek af welke sleutel voorgaat: btw-nummer voor B2B, e-mail plus land voor B2C, of een intern debiteurnummer. Valideer Belgische en Nederlandse nummers voordat u een factuur stuurt. Een onjuist btw-tarief op een geëxporteerde factuur corrigeert u niet met een toelichting. U corrigeert het met credits en uitleg. Die extra minuut validatie scheelt een middag herstel. Validatie hoort voor verzending, niet in de week van de aangifte.
Land, leveradres en fiscale regels horen bij elkaar. Een Belgische vennootschap met levering in Nederland is een ander verhaal dan een particuliere bestelling. Zet die logica in de shop of in een prijsmotor, en stuur het resultaat mee als code, niet als vrije tekst. Yuki en Billit kunnen veel, maar zij kunnen uw fiscale beleid niet afleiden. Documenteer uitzonderingen: installatie ter plaatse, montage, digitale diensten. Die uitzonderingen zijn de testset, niet de kleine lettertjes onder de homepage. Een homepage belooft niets aan de btw-aangifte. De mapping wel.
Facturatie koppelen aan uw orderstroom
Vermeld of u Billit, Yuki of beide gebruikt en waar orders vandaan komen. Wij sturen gericht advies of een offerte voor de koppeling.
Contact opnemenWelke documenten u automatisch laat lopen
Start met de standaardverkoopfactuur na levering of na betaling, afhankelijk van uw risico. Voeg daarna credits toe voor retouren. Voorschotten komen pas wanneer de configurator of de shop werkelijke aanbetalingen kent. Bijlagen zoals de configuratie-PDF of de pakbon maken support stiller, omdat de klant ziet wat hij kocht. Stuur geen interne kostprijs mee. Stuur wel het ordernummer dat het magazijn kent, zodat een vraag over een levering niet drie systemen hoeft te doorkruisen. Eén nummer in drie schermen is vaak al voldoende om een gesprek kort te houden.
Peppol is voor B2B in België geen optionele extra meer. Als u overheid of grotere bedrijven factureert, moet het document het netwerk op. Billit is daar vaak de poort. De inhoud moet dan wel UBL-waardig zijn: juiste partij-id's, juiste regels, geen vrije omschrijvingen die het schema breken. TurboTurtle test die weg met een ontvanger in een testomgeving wanneer dat kan. Een PDF die er verzorgd uitziet is geen bewijs dat de XML aankomt. Die verwarring zien wij nog te vaak. De XML is het document. De PDF is de leesbare bijlage.
Beheer na live: de wekelijkse routine
Plan een vast moment om mislukte zendingen te bekijken. Een verlopen token, een geweigerd btw-nummer, een klant die in Yuki is gearchiveerd: het gebeurt. Iemand van administratie moet die lijst eigenaar zijn, niet een wisselende medewerker die toevallig inlogt. Houd een runboek van één pagina: wat betekent iedere fout, wat is de herstelactie, wanneer escaleert u naar ons of naar de accountant. Zonder dat vel blijft de koppeling betrouwbaar tot de eerste piek. Piekdagen tonen of de routine bestaat. Zonder routine wordt de piek een herstelweek.
Wijzigingen in tarieven, rekeningen of documentlayouts kondigt u aan voordat u ze in productie zet. Een ogenschijnlijk kleine aanpassing in Yuki kan een mapping breken. TurboTurtle houdt de mapping in versiebeheer, zodat wij kunnen zien wat er veranderde. Vraag uw accountant welke rapportages leidend zijn. Als de btw-aangifte uit Yuki komt, is die export de acceptatietest, niet alleen een geslaagde API-status. Boekhouden is pas gekoppeld wanneer de aangifte voorspelbaar blijft. Voorspelbaarheid is hier het kwaliteitscriterium. Opvallende correcties in de aangifteweek zijn een teken dat de mapping nog niet stabiel is.